Форма онлайн-записи. Что это и как создать.

В последнее время всё более актуальным становятся электронные очереди и онлайн-запись на прием или услугу. Это связано с тем, что многие учреждения медицинского характера, сферы услуг, например, автомойки, салоны красоты, сауны, кинотеатры, различные дворцы культуры, бронирование билетов в драмтеатры и концертные залы, не хотят потерять клиентов, если кто-то не смог дозвониться, пока с одним клиентом выясняли, свободно ли место и в какое время. Клиенту, который имеет свой распорядок дня, планирует время на получение услуг, также проще воспользоваться сервисом онлайн-записи и узнать свободные дату и время, и вовремя спланировать свой день.

Стоить отметить, что всем администраторам и руководителям сферы услуг, намного удобнее контролировать рабочее время сотрудников, когда ведётся учёт онлайн-записей в простом виде, например, календаря, где все часы работы отображаются в удобном виде. Они могут видеть какое время занято или свободно. Также могут просто настроить отведённое время на предоставление услуги, будь-то записаться на массаж, который составляет 30 минут или один час, или организовать бронь на билеты на определённое время, забронировать сауну на 4 часа, при этом взять предоплату, если настроить онлайн платежи в сервисе. Т.е. будет точно знать, что клиент воспользуется предоставляемыми услугами.

Руководители мелкого бизнеса имеют возможность регулировать процесс записи. Клиенты могут воспользоваться услугами, не звоня и не выходя из дома, или из мобильного приложения, просто выбрав время в необходимый день и чётко знать, что его услуга будет оказана в назначенный час.

Клиенты могут сделать запись в любое время суток и независимо от дня недели, т.е. им не нужно ждать когда будет рабочее время, чтобы позвонить и записаться. Они сразу могут выбрать нужный день в форме онлайн-записи и увидеть какое время занято, а какое свободно. После чего можно выбрать подходящее время, оставить свои контактные данные и забронировать за собой это время.

Программа для записи клиентов

Для того, чтобы организовать онлайн-запись на свои услуги можно воспользоваться готовыми онлайн сервисами, которые предоставляют все готовые инструменты.

Что необходимо учитывать при выборе сервиса для онлайн-записи?

  • Интуитивно понятная настройка сервиса
  • Возможность обратной связи (e-mail уведомления для клиентов, sms уведомления)
  • Своевременно получить уведомление от клиента о записи (по sms, на e-mail или в мессенджер)
  • Тестовый период сервиса
  • Возможность подключить оплату к форме онлайн-записи
  • Интеграция с CRM системами
  • Подключение различных систем аналитики
  • Встроенный конструктор веб-форм
  • Возможность сохранения контактов, чтобы при последующем входе клиенту не нужно было снова вводить свои данные
  • Возможность использовать сервис на своем сайте в виде готового виджета онлайн-записи
  • Возможность использовать сервис онлайн-записи в социальных сетях или по прямой ссылке, для тех, у кого нет своего сайта
  • Внешний вид виджета и его настройка
  • Мобильная версия
  • Стоимость подключения

Создание виджета онлайн-записи

Давайте рассмотрим, как можно быстро создать онлайн-запись для сайта используя сервис FormDesigner.ru. FormDesigner.ru - это многофункциональный онлайн конструктор веб-форм с помощью которого легко можно создать свой виджет онлайн-записи для сайта и социальных сетей.

Первое что нужно сделать, это определиться с тарифом и зарегистрироваться. Для создания формы онлайн-записи нужен любой платный тарифный план. Нужно обратить внимание на то, сколько заявок в месяц вы планируете получить через этот виджет. Также есть тарифы с абонплатой и без. Можно купить тариф с определенным количеством заявок, например, 50 заявок будет стоить всего 7.5$. Либо можно взять тариф Basic за 5.45$ в месяц, который включает в себя уже 1000 заявок.

После несложной регистрации вы попадете в личный кабинет конструктора.

личный кабинет конструктора форм

Здесь необходимо нажать на кнопку “Создать форму”, после чего перед вами откроется окно, где нужно ввести название будущей формы:

Создание формы онлайн записи

После того, как ввели название формы необходимо нажать на кнопку «Создать» и вас перенаправит на страницу «Элементы»:

Добавление элементов в виджет онлайн записи

Теперь нам необходимо собрать свою форму онлайн-записи из готовых элементов, которые выводятся слева от рабочей области. Тут важно понимать, что вы не ограничены какими-то стандартными полями и можете собрать любую веб-форму, которая вам нужна для онлайн-записи.

Давайте попробуем создать форму онлайн-записи в автомойку. В автомойке есть 3 бокса, где моют машины. Среднее время мойки одной машины составляет 1 час.

Для записи на мойку нужно выбрать дату и время, а также оставить свои контактные данные. Давайте для этого добавим в форму соответствующие элементы:

Добавление полей в форму онлайн записи

Все поля я пометил обязательными для заполнения, чтобы нельзя было отправить форму с пустыми данными. Теперь давайте рассмотрим более детально настройки элемента формы “Дата”.

Настройка календаря для онлайн-записи

Для того, чтобы пользователю было проще выбирать дату и время, и сразу видеть какое время занято, а какое свободно нужно в параметрах редактирования элемента “Дата” изменить отображение календаря, выбрав значение “Отображать прямо в форме”, а не “В виде всплывающего окна”:

Настройка календаря для онлайн записи

Далее в параметрах валидации нужно включить такие опции:

  • Обязательное поле
  • Выводить время
  • Блокировать прошлое

Параметры валидации

Настройка блокировки дат и времени

Так как на нашей автомойке есть 3 бокса, то на одно и тоже время можно записаться 3 раза, после чего это время должно помечаться как заблокированное и клиент не мог его выбрать. Чтобы это настроить, необходимо выбрать еще один параметр валидации “Включить блокировку дат”:

Настройка блокировки дат

После чего ниже появится еще 2 поля “Количество активных блокировок на одно и тоже время” и “Интервал блокировки в минутах”.

Так как у нас 3 бокса в автомойке, то в поле “Количество активных блокировок на одно и тоже время” нужно указать цифру 3, а в поле “Интервал блокировки в минутах” нужно указать длительность выполнения услуги в минутах. В нашем случае в это поле нужно записать цифру 60, именно столько минут в среднем моется одна машина. После того, как все настроено, не забываем нажать на кнопку “Сохранить”.

Настройка внешнего вида формы онлайн-записи

После того, как все элементы добавлены в форму, можно переходить к настройке внешнего вида нашей формы. Для этого нужно открыть вкладку “Тема оформления”:

Настройка темы оформления виджета онлайн записи

Здесь вы можете увидеть, как будет выглядеть ваша форма. По умолчанию выводится стандартная тема оформления. Чтобы изменить тему оформления нужно нажать на кнопку “Выбрать тему”:

Выбор темы оформления

После чего перед вами откроются все доступные темы оформления. Вы можете выбрать любую тему оформления, которая вам больше понравится. В любой теме оформления вы можете изменить фон, шрифт, цвет, рамки, тень и т.д. О том, как это сделать читайте в нашей базе знаний здесь.

Любая тема оформления адаптирована под мобильные устройства, поэтому у пользователей, которые будут заполнять форму с мобильных устройств не возникнет с этим проблем.

Мобильная версия виджета онлайн записи

Настройка режима работы компании

При необходимости вы можете настроить режим работы своей компании. Можно настроить перерыв и выходные дни. Чтобы в это время никто не смог оставить заявку. Чтобы это сделать перейдите во вкладку “Статистика” в раздел “Календарь”:

Календарь для вывода заявок

Именно здесь будут выводиться все онлайн заявки, которые оставят ваши клиенты. В качестве примера, давайте сделаем субботу и воскресенье выходным днем. Для этого нужно навести курсор мыши на любое время субботы или воскресения и нажать на ссылку “Добавить”, после чего перед вам откроется такое окно:

Настройка выходных дней

Здесь мы выбираем время блокировки, частоту повторения и указываем что это нерабочее время. Так как мы настраиваем выходные дни на субботу и воскресенье, то отмечаем время блокировки “Весь день”. В поле “Повторять” выбираем значение “Каждую неделю” и выбираем дни повторения “Суббота” и “Воскресенье”. После чего нажимаем на кнопку “Сохранить” и эти дни сразу подсвечиваются цветом, как нерабочие дни:

Настройка графика работы

Таким же образом можно настроить время работы и перерыв. Давайте настроим рабочее время с 9.00 до 18.00, с перерывом с 13.00 до 14.00. Получается нам нужно заблокировать такие промежутки времени:

  • 00.00 до 08.59
  • 13.00 до 13.59
  • 18.00 до 23.59

И повторять их нужно в рабочие дни с понедельника по пятницу:

Настройка графика работы

В итоге график работы в календаре будет выводиться в таком виде:

Настройка графика работы

В принципе уже сейчас форма онлайн записи на автомойку готова и вы можете разместить ее на своем сайте или разместить ссылку на форму в социальных сетях. Но кое что мы еще не до конца настроили, а именно: e-mail и смс уведомления.

Настройка e-mail и sms уведомлений

Для того, чтобы администратор не пропустил ни одной заявки, вы можете настроить уведомления по e-mail и sms. Для этого нужно перейти в настройки формы в раздел “E-mail уведомления” и “SMS уведомления”:

Настройка email уведомлений

Здесь вы указываете e-mail адрес администратора (можно добавить несколько), на который будет приходить уведомление, а также настраиваете тему письма, имя и e-mail отправителя, и шаблон письма. Подробнее об этом читайте здесь.

Аналогичным образом настраиваются и sms уведомления для администратора. Для этого нужно открыть раздел “SMS уведомления”:

Настройка SMS уведомлений

SMS уведомления оплачиваются отдельно. Вам нужно пополнить свой баланс на любую сумму, после чего вам станут доступны эти параметры.

Здесь вы также указываете номер телефона администратора (можно указать несколько) и текст sms уведомления. Более подробно об sms уведомлениях читайте здесь.

При необходимости вы можете настроить уведомления и для пользователя (автоответчик), где можете автоматически отправлять клиенту смс, например, с информацией о том, что его заявка успешно принята. О том, как настроить автоответчик читайте здесь.

Уведомления в telegram

Также вы можете настроить отправку уведомлений в свой telegram канал или группу. Для этого нужно перейти во вкладку модули и там подключить интеграцию с telegram. О том, как это сделать, читайте здесь.

Подключение онлайн оплаты

При необходимости, к форме онлайн-записи, вы можете подключить онлайн оплату. Для этого необходимо перейти во вкладку модули и подключить модуль “Платежный терминал”:

Подключение онлайн оплаты в программе для записи клиентов

Подключив модуль “Платежный терминал”, пользователь, после отправки формы будет переадресован на сайт платежной системы, где сможет произвести онлайн оплату.

О том, как подключить и настроить “Платежный терминал” читайте здесь.

Вот так просто вы можете создать свою форму онлайн-записи на прием или какую-то услугу, используя конструктор веб-форм FormDesigner.ru.

Комментарии